Deze privacyverklaring is een conceptversie voor de besloten beta van Veiligheidsbasis. Zij beschrijft hoe Veiligheidsbasis B.V. (in oprichting) (hierna: “Veiligheidsbasis”, “wij”) omgaat met persoonsgegevens binnen het platform en de bijbehorende website. De definitieve tekst wordt vóór de commerciële livegang juridisch vastgesteld.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Verwerkingsverantwoordelijke voor de website en de accountgegevens is Veiligheidsbasis B.V. (in oprichting), gevestigd in Nederland. Contact via support@veiligheidsbasis.nl. Voor persoonsgegevens die klanten binnen het platform invoeren over hun eigen medewerkers en documenten treedt Veiligheidsbasis op als verwerker; de klant is dan zelf verwerkingsverantwoordelijke.
2. Welke gegevens verwerken wij
- Accountgegevens: naam, e-mailadres, functietitel en wachtwoord (gehasht) om je account aan te maken en te beheren.
- Organisatiegegevens: bedrijfsnaam, rollen en teams om de juiste toegangsrechten toe te kennen.
- Contactgegevens: gegevens die je invoert via het contactformulier of per e-mail deelt om je vraag te beantwoorden.
- Documentinhoud: tekst, bijlagen en metadata die je binnen het platform aanmaakt of upload. Deze gegevens zijn eigendom van jouw organisatie.
- Gebruiksgegevens: beperkte technische logs (IP-hash, user-agent, tijdstip, foutmeldingen) om veiligheid en stabiliteit te bewaken.
- Facturatie: factuur- en betaalgegevens worden verwerkt door onze betaalprovider; wij ontvangen alleen bevestiging van de betaalstatus.
3. Doeleinden en grondslagen
- Uitvoering van de overeenkomst — voor het leveren van de dienst, accountbeheer, support en facturatie.
- Wettelijke verplichting — bijvoorbeeld voor administratie en fiscale bewaartermijnen.
- Gerechtvaardigd belang — voor beveiliging, fraudepreventie, productverbetering en beperkte servicecommunicatie.
- Toestemming — voor optionele nieuwsbrieven of andere niet- noodzakelijke communicatie. Toestemming kun je op elk moment intrekken.
4. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling van verkeer (TLS) en opslag, toegangsbeheer met rollen, Row Level Security in de database en periodieke back-ups. Een uitgebreidere beschrijving vind je op onze beveiligingspagina.
5. Verwerkers en subverwerkers
Voor hosting, e-mail, betalingen en analytics maken wij gebruik van zorgvuldig geselecteerde subverwerkers binnen de EU of onder passende waarborgen. Een actueel overzicht staat op /subverwerkers. Met zakelijke klanten sluiten wij een verwerkersovereenkomst.
6. Bewaartermijnen
- Accountgegevens: zolang je account actief is, plus 90 dagen na opzegging.
- Documentinhoud: onder controle van de klantorganisatie; wordt verwijderd uiterlijk 90 dagen na beëindiging van het abonnement.
- Facturatiegegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
- Technische logs: doorgaans 30 dagen, incident-gerelateerde logs langer.
7. Doorgifte buiten de EER
Onze primaire opslag staat binnen de EU. Waar wij subverwerkers buiten de EER inzetten, gebeurt dat op basis van adequaatheidsbesluiten of Standard Contractual Clauses met aanvullende waarborgen.
8. Cookies
Wij plaatsen uitsluitend functionele cookies die nodig zijn voor inloggen en sessiebeheer. Meer informatie vind je op /cookies.
9. Jouw rechten
Je hebt onder de AVG onder meer recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid. Verzoeken kun je richten aan support@veiligheidsbasis.nl. Wij reageren binnen de wettelijke termijn. Ben je het niet eens met onze reactie, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen. Grote wijzigingen communiceren wij per e-mail of via een melding in het platform. De actuele versie staat altijd op deze pagina met versienummer en datum.
11. Contact
Vragen? Neem contact op via support@veiligheidsbasis.nl of gebruik het contactformulier.